PDF-Wissen
Was ist PDF/A?
PDF/A ist eine ISO-standardisierte PDF-Familie für die langfristige Aufbewahrung. Eine normale PDF wird nicht automatisch zu PDF/A, nur weil sie dauerhaft gespeichert wird. Die Datei muss die Regeln eines konkreten PDF/A-Profils erfüllen und sollte für Archivzwecke entsprechend validiert werden.
- PDF/A ist für langfristige Reproduzierbarkeit und Archivierung gedacht.
- PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 und PDF/A-4 basieren auf unterschiedlichen PDF-Generationen und erlauben unterschiedliche Funktionen.
- Eine Dateiendung .pdf beweist keine PDF/A-Konformität.
- eggPDF bietet derzeit keine PDF/A-Zertifizierung oder Konformitätsprüfung an.
Wann ist PDF/A sinnvoll?
PDF/A ist vor allem dann relevant, wenn Dokumente über viele Jahre zuverlässig aufbewahrt werden müssen, zum Beispiel in Behörden, Archiven, Records-Management-Systemen, Forschungsablagen oder regulierten Geschäftsprozessen. Für kurzfristiges Teilen oder alltägliche Zusammenarbeit ist eine normale PDF häufig ausreichend.
Was unterscheidet PDF/A von einer normalen PDF?
PDF/A schränkt bestimmte PDF-Funktionen ein und verlangt Eigenschaften, die eine spätere Darstellung weniger abhängig von externen Ressourcen machen. Welche Anforderungen gelten, hängt vom gewählten PDF/A-Teil und Konformitätsniveau ab. Deshalb sollte ein Archivierungsprozess immer festlegen, welches Profil tatsächlich verlangt wird.
Wie prüft man PDF/A richtig?
Für eine belastbare Aussage ist eine Validierung gegen das geforderte PDF/A-Profil nötig. Eine PDF kann optisch korrekt aussehen und trotzdem nicht konform sein. Wenn eine Behörde, ein Archiv oder ein Auftraggeber PDF/A verlangt, sollte die finale Datei mit einem dafür vorgesehenen Validator geprüft werden.